ROTEIRO: ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL (ECD)
Atualizado até Outubro/2021
Sumário
3. Das Pessoas Obrigadas à Apresentar a ECD
Por: Yule Menezes Pinheiro de Oliveira e Thaís de Menezes Araújo
1. Introdução
Este roteiro de procedimentos dispõe sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD) a que são obrigadas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, e sobre a forma e o prazo de sua apresentação.
2. Dos Livros Abrangidos
A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros: (art. 2º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
- Diário e seus auxiliares, se houver;
- Razão e seus auxiliares, se houver; e
- Balancetes Diários e Balanços, e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Destaca-se que os livros contábeis e documentos mencionados acima devem ser assinados digitalmente, com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital. (parágrafo único, art. 2º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
3. Das Pessoas Obrigadas à Apresentar a ECD
Deverão apresentar a ECD as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas e as entidades imunes e isentas, obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial. (art. 3º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
A obrigação acima mencionada não se aplica: (§1º, art. 3º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
- às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), instituído pela Lei Complementar Federal nº 123/2006;
- aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;
- às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica;
- às pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.800.000,00 ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil;
- às pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que cumprirem o disposto no parágrafo único do art. 45 da Lei Federal nº 8.981/1995; e
- à entidade Itaipu Binacional.
As exceções a que se referem os itens “i” e “v” acima, não se aplicam à microempresa ou empresa de pequeno porte que tenha recebido aporte de capital na forma prevista na Lei Complementar Federal nº 123/2006. (§2º, art. 3º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
Ademais, a exceção a que se refere o item “v” acima, não se aplica às pessoas jurídicas que distribuírem parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado, diminuída dos impostos e das contribuições a que estiverem sujeitas. (§3º, art. 3º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação e do Imposto sobre Produtos Industrializados (EFD ICMS/IPI) ficam obrigadas a apresentar o livro Registro de Inventário na ECD, como livro auxiliar. (§4º, art. 3º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
Deverão apresentar a ECD em livro próprio: (§5º, art. 3º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
- as Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando enquadradas na condição de obrigatoriedade de apresentação da ECD estabelecida acima;
- as pessoas jurídicas domiciliadas no País que mantiverem no exterior recursos em moeda estrangeira relativos ao recebimento de exportação, de que trata a Lei Federal nº 11.371/2006; e
- as Empresas Simples de Crédito (ESC) de que trata a Lei Complementar Federal nº 167/2019.
As pessoas jurídicas que não estejam obrigadas a apresentar a ECD podem apresentá-la de forma facultativa, inclusive para atender ao disposto na Lei Federal nº 10.406/2002. (§6º, art. 3º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
Os consórcios de empresas instituídos na forma da Lei Federal nº 6.404/1976, quando possuírem inscrição própria no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), poderão entregar a ECD de forma facultativa. (§7º, art. 3º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
4. Da Geração e Transmissão
A ECD deve ser gerada por meio do Programa Gerador de Escrituração (PGE), desenvolvido pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB) e disponibilizado na Internet, no endereço http://sped.rfb.gov.br. (art. 4º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
O PGE dispõe de funcionalidades para criação, edição, importação, validação, assinatura, visualização, transmissão, recuperação do recibo de transmissão, entre outras, a serem utilizadas no processamento da ECD. (parágrafo único, art. 4º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
A ECD deve ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto Federal nº 6.022/2007, até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração. (art. 5º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s, horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração. (§1º, art. 5º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
Salienta-se que a ECD transmitida no prazo previsto acima será considerada válida depois de confirmado seu recebimento pelo Sped. (§2º, art. 5º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
Nos casos de extinção da pessoa jurídica, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deve ser entregue pela pessoa jurídica extinta, cindida, fusionada, incorporada e incorporadora, observados os seguintes prazos: (§3º, art. 5º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
- se o evento ocorrer no período compreendido entre janeiro a abril, a ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio do mesmo ano; e
- se o evento ocorrer no período compreendido entre maio a dezembro, a ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.
A obrigação prevista acima não se aplica à incorporadora nos casos em que esta e a incorporada estavam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento. (§4º, art. 5º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
5. Da Autenticação de Livros
A autenticação dos livros e documentos que integram a ECD das empresas mercantis e atividades afins subordinadas às normas gerais prescritas na Lei Federal nº 8.934/1994, será comprovada pelo recibo de entrega da ECD emitido pelo Sped, dispensada qualquer outra autenticação. (art. 6º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
A autenticação exigível para fins tributários de livros contábeis das pessoas jurídicas não sujeitas ao Registro do Comércio poderá ser feita pelo Sped por meio de apresentação da ECD. (art. 7º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
A autenticação dos livros contábeis digitais acima mencionada será comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped, dispensada qualquer outra forma de autenticação, nos termos do Decreto Federal nº 9.555/2018. (parágrafo único, art. 7º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
6 Da Substituição da ECD
A ECD autenticada somente pode ser substituída caso contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto na Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) – Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade, publicada em 12 de dezembro de 2014. (art. 8º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
Na hipótese de substituição da ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser apresentada ECD substituta, à qual deve ser anexado o Termo de Verificação para Fins de Substituição, o qual conterá: (§1º, art. 8º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
- a identificação da escrituração substituída;
- a descrição pormenorizada dos erros;
- a identificação clara e precisa dos registros com erros, exceto quando estes decorrerem de erro já descrito;
- autorização expressa para acesso às informações pertinentes às modificações por parte do Conselho Federal de Contabilidade; e
- a descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes, quando estes julgarem necessário.
O Termo de Verificação para Fins de Substituição deve ser assinado pelo profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e também pelo auditor independente, no caso de demonstrações contábeis auditadas por este. (§2º, art. 8º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
O profissional da contabilidade que não assina a escrituração poderá manifestar-se no Termo de Verificação para Fins de Substituição, desde que a manifestação se restrinja às modificações nele relatadas. (§3º, art. 8º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
A substituição da ECD prevista acima só poderá ser feita até o fim do prazo de entrega da ECD relativa ao ano-calendário subsequente. (§4º, art. 8º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
São nulas as alterações efetuadas em desacordo com este artigo ou com o Termo de Verificação para Fins de Substituição. (§5º, art. 8º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
7. Das Disposições Finais
A apresentação dos livros digitais de acordo com o disposto neste roteiro supre: (art. 9º, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
- em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86/2001;
- a obrigação de escriturar o livro Razão ou as fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no livro Diário, prevista na Lei Federal nº 8.218/1991; e
- a obrigação de transcrever, no livro Diário, o Balancete ou o Balanço de Suspensão ou a Redução do Imposto de que trata a Lei Federal nº 8.981/1995.
Os usuários do Sped a que se refere o Decreto Federal nº 6.022/2007, terão acesso às informações relativas à ECD disponíveis no ambiente nacional do Sped. (art. 10, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
O acesso ao ambiente nacional do Sped fica condicionado à autenticação mediante certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil. (§1º, art. 10, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
O acesso mencionado anteriormente será realizado com observância das seguintes regras: (§2º, art. 10, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
- será restrito às informações pertinentes à competência do usuário;
- o usuário deve guardar, quanto às informações a que tiver acesso, os sigilos comercial, fiscal e bancário de acordo com a legislação respectiva; e
- será realizado na modalidade integral para cópia do arquivo da escrituração, ou na modalidade parcial para cópia e consulta à base de dados agregados, que consiste na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis.
Para realizar o acesso na modalidade integral, o usuário do Sped deverá ter iniciado procedimento fiscal dirigido à pessoa jurídica titular da ECD ou que tenha por objeto fato a ela relacionado. (§3º, art. 10, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
O acesso previsto acima também será permitido à pessoa jurídica em relação às informações por ela transmitidas ao Sped. (§4º, art. 10, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
Será mantido no ambiente nacional do Sped, pelo prazo de 6 anos, o registro dos eventos de acesso, que conterá: (§5º, art. 10, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
- a identificação do usuário;
- a identificação da autoridade certificadora emissora do certificado digital;
- o número de série do certificado digital;
- a data e a hora da operação; e
- a modalidade de acesso realizada.
As informações sobre o acesso à ECD ficarão disponíveis para o seu titular no ambiente nacional do Sped. (§6º, art. 10, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
A pessoa jurídica que deixar de apresentar a ECD nos prazos elencados neste roteiro, ou que apresentá-la com incorreções ou omissões, fica sujeita às multas previstas na Lei Federal nº 8.218/1991, sem prejuízo das sanções administrativas, cíveis e criminais cabíveis, aplicáveis inclusive aos responsáveis legais. (art. 11, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
Destaca-se que as multas não se aplicam à pessoa jurídica não obrigada a apresentar ECD conforme disposição deste roteiro, inclusive à que a apresenta de forma facultativa ou esteja obrigada por força de norma expedida por outro órgão ou entidade da administração pública federal direta ou indireta que tenha atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização. (parágrafo único, art. 11, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
A Coordenação-Geral de Fiscalização (Cofis) editará as normas complementares necessárias à aplicação do disposto nesta Instrução Normativa, em especial para: (art. 12, Instrução Normativa RFB nº2.003/2021)
- estabelecer regras de validação aplicáveis aos campos, registros e arquivos;
- instituir tabelas de códigos internas ao Sped; e
- criar as fichas de lançamento.
8. Legislação
- Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021
http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?visao=anotado&idAto=114965
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